Sechs Blechdosen, die durch eine Schnur zu einem Funkgerät verbunden sind.

Produktivität

Warum Dienstag um 10 Uhr die ideale Zeit für eine Telefonkonferenz ist.

Die Technologie ist da, aber irgendwie enden viele Telefonkonferenzen immer noch mit mehr Problemen als Lösungen. Matthew Jenkin erklärt, wie man sie für sich arbeiten lässt.

 

Ob Sie es lieben oder nicht, die Telefonkonferenz wird wahrscheinlich weiterhin eine zentrale Rolle im Leben der Mitarbeiter spielen, da immer mehr Unternehmen die Möglichkeit der Telearbeit nutzen. Sie mag eine fantastische Art der Kommunikation mit entfernten Teams sein, kann aber auch eine der größten Bedrohungen für die Produktivität darstellen.

Die Teilnehmer fallen sich ins Wort, die Leitungen werden unterbrochen, und man lässt sich leicht ablenken. Eine Umfrage von Intercall(1) ergab sogar, dass sich die Mehrheit der Arbeitnehmer (65 Prozent) während einer Telefonkonferenz schon einmal mit anderen Arbeiten beschäftigt hat. Mehr als die Hälfte der Konferenzteilnehmer isst, knapp die Hälfte hält sich im Bad auf, jeder fünfte kauft ein, jeder elfte trainiert und sechs Prozent nehmen einen weiteren Anruf entgegen.

Angesichts der Tatsache, dass 53 Prozent der Fachleute, irgendwann in der Woche aus der Ferne (2) arbeiten, gibt es sieben Möglichkeiten, die Kunst der Telefonkonferenz zu beherrschen.

Tag und Uhrzeit sind wirklich wichtig.

Einen Platz im vollen Kalender eines jeden für eine Telefonkonferenz zu finden, kann für Kopfzerbrechen sorgen – besonders wenn Ihr Team aus verschiedenen Ländern und in verschiedenen Zeitzonen remote arbeitet. Die Forschung zeigt jedoch, dass das Timing in der Tat alles ist, wenn Sie das Beste aus einem virtuellen Meeting herausholen wollen.

Der Morgen ist die Zeit, zu der wir am produktivsten sind. Der Verhaltensforscher Dan Ariely(3), behauptet, dass wir zwischen 9 und 11 Uhr die höchste Produktivität erreichen. Je später am Arbeitstag Sie eine Sitzung abhalten, desto weniger sind Sie in der Lage, Entscheidungen und Urteile zu treffen(4).

Die Daten deuten auch darauf hin, dass selbst der Tag, an dem Sie die Telefonkonferenz abhalten, einen Unterschied in Bezug auf den Erfolg ausmachen kann. Dienstag scheint der Gewinner zu sein(5), da er früh genug in der Woche liegt, dass anschließend noch genug Zeit ist, sofort Maßnahmen zu ergreifen, wenn Entscheidungen getroffen werden. Ganz zu schweigen davon, dass Ihr Team so kurz nach dem Wochenende etwas frischer und nicht so erschöpft ist, wie es möglicherweise gegen Ende der Woche ist.

Die Agenda festhalten

Es mag wie selbstverständlich klingen, aber eine einfache Möglichkeit, die Teilnehmer für Anrufe zu interessieren, besteht darin, die Agenda im Voraus wirklich festzulegen und sicherzustellen, dass sie mit der ersten Einladung in Umlauf gebracht wird. „Je mehr Details Sie darüber angeben können, wovon Sie sprechen, warum Sie darüber sprechen und wer darüber sprechen muss, desto geringer ist das Potenzial für Tagträume“, erklärt Chris Ogle – Business Development Manager bei Flow Digital, der regelmäßig Telefonkonferenzen zur Diskussion der Webstrategie durchführt.

Andrew Dipper, Leiter Content und Search Marketing beim Technologie-Rekrutierer Anderson Frank(6), stimmt zu. Er fügt hinzu, dass die Teilnehmer im Voraus wissen sollten, wie sie an der Telefonkonferenz teilnehmen können, was besprochen wird und was von ihnen erwartet wird. Wenn ein Protokollschreiber für das Gespräch zugewiesen wird, beschreiben Sie, wer dies ist und was von ihm während und nach der Konferenz erwartet wird. Last-Minute-Gespräche sind in der Regel eine Katastrophe, da niemand die Zeit hat, sich vorzubereiten und jeder sich deshalb schwertun wird, etwas Wertvolles beizutragen.

Sich gegenseitig kennenlernen

Die Teilnehmer der Konferenz können über die ganze Welt verstreut sein, aber der Aufbau einer Beziehung vor und während des Anrufs wird dazu beitragen, unangenehme Situationen zu vermeiden. In einem Blog(7) über seine Zeit als Leiter eines Teams von Remote-Reportern sagt der Journalist Butch Ward, dass er immer versuchen würde, sein Team persönlich zu treffen, wann immer er konnte, trotz der damit verbundenen Langstreckenreisen.

Wenn das natürlich nicht wirklich praktikabel ist, dann versuchen Sie zumindest, während des Gesprächs mehr über die Teilnehmer herauszufinden. Ward sagt, dass er sich ein besseres Bild von den Teilnehmern am virtuellen Konferenztisch machen kann, wenn sich jeder zu Beginn des Gesprächs kurz vorstellt. Außerdem kann er dann eine Teilnehmerliste erstellen und darauf achten, dass alle zu Wort kommen.

Keith Ferrazzi, der CEO des Beratungsunternehmens Ferrazzi Greenlight(8), schlägt vor, dass die Organisatoren zu Beginn jeder Telefonkonferenz einen Moment einplanen, in dem in den ersten fünf Minuten des Treffens „sich jeder abwechseln und ein wenig darüber sprechen sollte, was in seinem Leben vor sich geht, sei es persönlich oder beruflich“. Das ist ein großartiger Eisbrecher.

Seien Sie nicht albern.

Sparen Sie sich die Witze und Scherze für den Barbesuch nach der Arbeit auf. Sie sollten nicht einmal lachen. Ross McCammon(9), Artikelredakteur des GQ Magazins, sagt, dass er sich viel ernster verhält, als er es bei einem physischen Meeting tun würde. Humor geht in einer Telefonkonferenz meist nach hinten los, weil visuelle emotionale Hinweise und Körpersprache nicht wahrgenommen werden können.

Alyssa Bantle, Global Curriculum Manager bei Crown World Mobility, coacht Mitarbeiter, um kulturelle Unterschiede in internationalen Teams zu überwinden. Sie sagt, dass Humor während einer Telefonkonferenz als Mittel benutzt werden kann, um Menschen zusammenzubringen. Aber seien Sie vorsichtig. Ironie, Wortspiele und Neckereien können für manche liebenswert sein, aber auch schwer verständlich und sogar beleidigend.

Ein Konferenztelefon in einer Büroumgebung

Eine Telefonkonferenz mag eine fantastische Art der Kommunikation mit entfernten Teams sein, kann aber auch eine der größten Bedrohungen für die Produktivität darstellen.

 

Weniger ist mehr

Halten Sie Telefonkonferenzen kurz und bündig. Es gibt keine Preise dafür, dass man bei einem Marathon-Meeting seine Zeit verschwendet. Laut Produktivitätsexpertin Laura Stack(10)

sind 45 Minuten die optimale Länge für jedes Meeting. Sie fügt hinzu, dass das Meeting, wenn es länger dauern muss, in 45-minütige Abschnitte aufgeteilt werden muss, die durch eine längere Pause voneinander getrennt sind.

Ogle stimmt zu und warnt davor, dass zu viele Variablen zu einer chaotischen Telefonkonferenz führen können. „Mit Variablen beziehe ich mich auf die Anzahl der Geräte bei einer Konferenz und die Anzahl der beteiligten Personen. Eine Telefonkonferenz solle nur für Themen verwendet werden, die wirklich nur über eine Telefonkonferenz vorangetrieben werden können“, sagt er. „Nur weil man 12, 20 oder 50 Leute in einer Konferenz einladen kann, heißt das nicht, dass man es auch tun sollte.“

Wenn wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen, ist es am besten, die Anzahl der Personen zu begrenzen, die Sie in Ihre Konferenz aufnehmen. Bei Meetings mit größeren Gruppen ist es sinnvoll, die Konformitätsexperimente von Asch(11) zu bedenken – insbesondere wenn Sie jüngere Mitglieder in das Team aufnehmen. Diese Experimente, die Solomon Asch in den 1950er Jahren durchgeführt hat, besagen Folgendes: „Die Konformität steigt tendenziell, wenn mehr Personen anwesend sind, aber es gibt wenig Veränderung, wenn die Gruppengröße über vier oder fünf Personen hinausgeht.“

„Die Konformität steigt, wenn andere Mitglieder der Gruppe einen höheren sozialen Status haben. Wenn einige Menschen die anderen in der Gruppe als mächtiger, einflussreicher oder sachkundiger betrachten als sich selbst, werden sie eher der Meinung der Gruppe folgen.“

Kulturelle Unterschiede verstehen

Kulturelle Unterschiede und Kollegen mit unterschiedlichen Akzenten oder unterschiedlichen Englischkenntnissen können Hindernisse für globale Telefonkonferenzen darstellen. Bantle sagt, dass es an der Oberfläche all die offensichtlichen Komplikationen gibt, wenn Menschen gleichzeitig reden und sich gegenseitig missverstehen. Die eigentlichen Gründe für Missverständnisse liegen jedoch auf einer tieferen Ebene – die kulturellen Unterschiede in der Art und Weise, wie wir zuhören, interagieren und kommunizieren. Wenn man diese Unterschiede nicht versteht oder berücksichtigt, kann dies eine Konferenz sehr schwierig machen.

Sie nennt das Beispiel eines Teams aus Großbritannien, das mit Kollegen in Japan spricht. Die japanischen Arbeiter werden es möglicherweise schwer haben, mit ihren schnell sprechenden britischen Freunden Schritt zu halten, die dazu verpflichtet fühlen, zu der Konferenz beizutragen. Wohingegen die kulturelle Konditionierung dazu führt, dass die japanischen Mitarbeiter höflich darauf warten, dass sie an die Reihe kommen (was nie passieren wird). Deshalb scheint es, dass sie nichts zu sagen haben.

Um dieses Durcheinander zu vermeiden, rät sie den Anrufern, die folgenden Schritte zu unternehmen. Erstens: Sprachbarrieren überwinden, sich abwechseln und Unterbrechungen vermeiden. Wenn Sie beispielsweise die Konferenz leiten, sollten Sie vielleicht auch die Gesprächsregeln festlegen. Klären Sie anschließend und bestätigen Sie, was gesagt wurde. Machen Sie es sich zur Aufgabe, zu fragen, ob Sie richtig gehört haben; fordern Sie die Leute auf, komplizierte Ideen und Sätze zu wiederholen. Fragen Sie schließlich, ob alle Teilnehmer der Konferenz verstanden haben, was gesagt wurde. Wenn nicht, tun Sie etwas dagegen. Bestätigen Sie andere, damit sie wissen, dass sie verstanden wurden, und wiederholen Sie sich nicht.

Videotechnik nutzen

Videotechnik mag zu einem immer beliebteren Kommunikationsmittel in unserem Privatleben geworden sein, das von den sozialen Medien bestimmt wird, aber viele Unternehmen zögern immer noch, es für Telefonkonferenzen zu nutzen. Laut der jüngsten Wainhouse-Umfrage(12) finden es 74 Prozent der Mitarbeiter, die Video- und Webcams bei Meetings einsetzen, gut, die Reaktionen der Kollegen auf ihre Ideen zu sehen, und fast 70 Prozent sind der Meinung, dass dies die Verbundenheit zwischen den Teilnehmern erhöht.

Eine Forbes Insights-Studie(13) von 2017 mit 333 Führungskräften ergab, dass 62 Prozent der Befragten der Meinung sind, dass Videokonferenzen im Vergleich zu Audiokonferenzen die Qualität der Kommunikation deutlich verbessern – eine Zahl, die bei wachstumsstarken Unternehmen auf 73 Prozent ansteigt. Darüber hinaus glauben 50 Prozent der Befragten, dass Videokonferenzen auch den Grad des Verständnisses verbessern.

Ogle warnt jedoch davor, gar keine Audiokonferenzen mehr abzuhalten. „Versuchen Sie nach Möglichkeit, sich an Webcam-Meetings mit Telefon-Einwahlen zu halten“, sagt er. „Sie können den Wert des Blickkontakts nicht unterschätzen, aber wenn Sie darauf vertrauen, dass alle Internetverbindungen einwandfrei funktionieren, müssen Sie sich auf ein schwieriges Meeting einstellen. Telefonleitungen sind etwas zuverlässiger, also versuchen Sie, die Stärken beider Kommunikationsformen zu nutzen.“

 


Matthew Jenkin ist US-amerikanischer Journalist und ehemaliger Redakteur von Guardian Careers, dem Online-Portal rund ums Thema Arbeit der britischen Tageszeitung The Guardian.

Quellen:

(1) https://hbr.org/2014/08/what-people-are-really-doing-when-theyre-on-a-conference-call

(2) https://www.iwgplc.com/WorkspaceRevolution/Trends

(3) https://www.reddit.com/r/IAmA/comments/2lmp1k/im_dan_ariely_duke_professor_of_behavioral/

(4) https://tigerprints.clemson.edu/cgi/viewcontent.cgi?referer=https://www.google.ie/&httpsredir=1&article=1154&context=all_dissertations

(5) https://www.inc.com/news/articles/2010/06/best-time-for-meetings.html

(6) http://www.andersonfrank.com/

(7) https://www.poynter.org/news/managing-telephone-10-ideas-better-conference-call

(8) https://hbr.org/2012/05/the-right-way-to-run-a-virtual/

(9) https://www.entrepreneur.com/article/243382

(10) https://theproductivitypro.com/blog/2013/05/the-sweet-spot-how-and-when-to-schedule-productive-meetings/

(11) https://www.gwern.net/docs/psychology/1952-asch.pdf

(12) https://hbr.org/2015/01/4-ways-to-make-conference-calls-less-terrible

(13) https://www.forbes.com/forbes-insights/our-work/the-connected-culture